Правила оформления запросов и отчетности по предоставленной благотворительной помощи в виде продукции АО "СВОБОДА"
Благотворительная помощь (далее – БП) в виде предоставления продукции АО "СВОБОДА" на безвозмездной основе оказывается благотворительным фондам, региональным общественным организациям инвалидов (РООИ), государственным казенным образовательным учреждениям для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (ГКОУ) и другим некоммерческим организациям, задачей которых является помощь сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, многодетным семьям, людям с ограниченными возможностями. В соответствии с программой Корпоративной социальной ответственности (далее – КСО) АО "СВОБОДА" благотворительная и спонсорская помощь не оказывается некоммерческим организациям, имеющим религиозное или политическое и любое другое идеологическое направление деятельности.
ПИСЬМО – ЗАПРОС
Благотворительная помощь в виде продукции АО "СВОБОДА" может быть предоставлена только на основании письма – запроса, который должен быть выслан и оформлен согласно требованиям:
1. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПИСЬМА – ЗАПРОСА.
Запрос на предоставление БП должен быть сделан минимум за две-три недели до мероприятия (с учетом годового планирования программы КСО предпочтительно предоставление заявок в течение года, предшествующего плановому).
Запросы, сделанные за меньший срок до мероприятия, не принимаются.
2. ФОРМА ЗАПРОСА.
Запрос должен быть выслан в виде скана
- На бланке организации
- Иметь печать и подпись (запросы, сделанные в формате Word с факсимиле, не принимаются)
3. СОДЕРЖАНИЕ ЗАПРОСА.
Запрос должен содержать фактическую информацию:
- Полное название организации
- Полный почтовый адрес, телефон, контактное лицо
- Реквизиты организации
- Причину проведения мероприятия/сбора пожертвования
- План/ программу мероприятия
- Место проведения
- Дату проведения
- Количество участников мероприятия/благополучателей
4. КАТЕГОРИИ И КОЛИЧЕСТВО ВЫДАВАЕМОЙ ПРОДУКЦИИ
Решение по категориям и количеству выдаваемой на благотворительность продукции принимается уполномоченными сотрудниками компании, исходя из формата мероприятия, количества благополучателей, указанных в письме – запросе, и возможностей годового бюджета программы КСО.
5. ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ.
Получатель продукции должен иметь документ (доверенность, выданную организацией), удостоверяющий его право на получение продукции, с указанием его паспортных данных и перечня передаваемой продукции.
6. ПОЛУЧЕНИЕ ПРОДУКЦИИ.
Получение продукции осуществляется следующим образом:
- Самовывозом со склада в г. Москве (г. Москва, ул. Вятская, д.47, стр.4). Время работы склада: с понедельника по четверг - с 8:30 до 16:30, в пятницу с 8:30 до 15:30, обед с 11:00 до 12:00. Для получение продукции со склада необходимо предоставить заранее данные на получателя и машину (марка автомобиля, полный гос. номер). Получатель должен при себе иметь оригинал доверенности от организации и документ, удостоверяющий личность
- В исключительных случаях и при предварительной договоренности возможна доставка продукции непосредственно благополучателю на его адрес
ОТЧЕТ
7. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА
Отчет по использованию выданной на благотворительность продукции должен быть предоставлен организацией – благополучателем в следующие сроки, но не позднее:
- В течение 2-х рабочих дней, если продукция была выдана под конкретное мероприятие
- В течение 2-х недель, если продукция была выдана в качестве благотворительной помощи для раздачи среди подопечных фонда, общественных организаций инвалидов или некоммерческих организаций
- В течение 1-2х месяцев при осуществлении долгосрочной акции или в случае стихийного бедствия
8. СОДЕРЖАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ ОТЧЕТА
Отчет должен быть сделан в формате Word или презентации (менее 10Мб) и содержать следующую информацию об акции:
- Причину проведения
- Цель проведения
- Количество участников/получателей благотворительной помощи
- Фотографии (не менее 10 штук) или ссылка на фотографии
- Ссылки и скриншоты из социальных сетей с освещением данного мероприятия и информацией о благотворителе в лице АО "СВОБОДА"
По возможности – публикации, видеоматериалы и т.п., если осуществлялась медиаподдержка.
9. БЛАГОДАРСТВЕННОЕ ПИСЬМО
Благодарственное письмо на имя АО "СВОБОДА" приветствуется.
10. ХРАНЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ
Комплект документов на принятую и розданную конечным благополучателям продукцию (письмо – запрос, подписанная накладная, информация по получателю груза, отчет) должен храниться у принимающей стороны в течение 3 лет с момента получения продукции, для предоставления аудиту компании.